효과적인 회의진행 방법

 워드 2007에서 직접 포스팅하는 기능 테스트용. 마지막 학기 레포트로 써 냈던 내용 중 일부이다.

사실 알면서도 못지키는 것들이 더 많다. 마지막의 '기록하면서 듣기'가 가장 중요하다고 생각하면서도,
이 포스팅을 할 때까지 까맣게 있고 있었다. 다수결의 원칙을 경계하는 것은 여기서 배운 것.

뭔가 공감스러운 것이 있다면 경험담을 공유해주시길..'다들 하는거 아니예요?'일 것 같기도 하지만..

 

효과적인 회의진행 방법

프로젝트 진행 중 급히 회의를 소집해야 할 정도의 상황은 주로 다음의 2가지 경우에 발생한다.

1. 완료 일정에 차질을 줄 만큼 심각한 문제가 발생했을 경우
   
2. 의견차가 너무나 커서 양 당사자간에 결정을 내릴 수 없을 경우

 1의 상황은 외부적인 요인을 제외하면 대부분 커뮤니케이션의 부재로 발생하며, 2의 상황 역시 사전에 협의되지 않은 상황일 때 문제가 심각한 경우가 많다. 복수의 안 중에서 의사결정을 내려야 하기 때문에 결론도 쉽게 나지 않고 질질 끌릴 가능성이 높으며, 의견의 대립 상태가 계속될 경우 자칫 감정적인 논쟁으로 격화될 수 있다.

이런 상황은 프로젝트를 진행하는 과정에서 반드시 몇 번은 발생한다. 이런 상황에서 올바른 의사결정을 하기 위해서는 사안의 중요성과 대소에 관계없이 회의를 효과적으로 진행할 수 있는 방안을 모색할 필요가 있고, 실제로 적용되려면 회의의 룰로서 구성원들에게 체득시켜야 한다. 그 방법에는 어떤 것들이 있는지 알아보자.

회의 시간 설정하기
 보통 회의는 높은 집중력을 요구한다. 중요한 사안이기 때문에 정보 하나하나에 대해 깊이 생각 해야 하고, 생각한 바를 계속해서 말해야 하기 때문이다. 그런 회의가 1시간 이상 지속되면 회의 참여자들 은 하나 둘씩 지쳐가고, 같은 이야기가 2번 이상 돌기 시작하면 피로는 배가 된다. 이런 상태를 계속 방치하면 회의에 참여한 모두의 시간을 낭비하게 된다. 이런 상태에서는 가능한 한 빨리 회의를 중단시켜는 것이 좋은 방법이다.

 그러나 그보다 더 좋은 방법은 회의 시작 전에 회의시간을 설정하는 것이다. 제한시간이 설정되어 있는 회의와 그렇지 않은 회의는 긴장의 정도가 다르다. 제한된 시간 내에 자신이 말하고자 하는 바를 표현하려면 미리 준비를 해야 하고, 회의 때에는 가능한 한 군더더기를 빼고 말해야 하기 때문 이다. 회의 진행 도중 남은 시간을 모두가 계속 확인할 수 있으면 더 좋다. 100분 토론이 단지 편성 시간이 부족해서 100분만 하는 것은 아니다.

 회의 시간은 회의의 종류와 성격에 따라 달리 설정해야 한다. 예를 들어 브레인스토밍 회의는 적어 도 1시간 이상을 생각해야 한다. 30분 안에 아이디어를 짜 내라고 한다면 좋은 생각이 나오기 힘들 것이다. 커피와 다과 등을 가져다 놓고, 편안히 생각할 수 있는 분위기를 조성하면 더 좋을 것이다.

 반면 새로운 기안 내용을 발표하는 회의는 짧을수록 좋으며, 1시간을 넘기지 않아야 한다. 내용의 발표에 30분 이상이 소요된다는 것은 발표자가 내용을 덜 숙지하고 있거나 핵심을 짚지 못하고 있다 는 것을 의미하며, 질의응답 시간이 필요 이상으로 길어지는 것은 발표내용에 대한 반대의견이 나와 의견충돌이 있거나, 기안 이상의 내용으로 확장되는 것을 의미하기 때문이다. 물론 사안의 복잡성에 따라 회의시간은 길어질 수 있지만 많은 경우가 위의 2가지 예에 해당한다.

자료의 준비 상태를 확인하기
 대부분의 회의는 사안에 대한 준비자료가 존재한다. 기안자가 있는 회의라면 기안자가 자료 준비를 할 것이고, 의사 결정에 관한 회의라면 선택해야 할 안이 명확히 정리되어 있어야 할 것이다. 회의를 시작하기 전에 구성원 모두가 준비된 자료가 회의를 마치기에 충분한 수준인지 확인해야 한다. 준비된 자료가 미리 공유되는 것도 중요하다.

 회의시작 전에 구성원들이 토픽이나 회의 자료의 내용을 미리 숙지하는 것도 매우 중요하다. 이는 자료 준비와 거의 비슷한 수준으로 중요하지만 그것은 모두에게 바랄 수는 없다. 회의를 위해 준비한 자료가 턱없이 부족한데 구성원이 아무도 그것을 읽어보지 않고 시작한다면 회의 도중 문제가 제기될 것은 불을 보듯 뻔하다. 자료의 준비상태 확인은 그런 상황을 방지하기 위한 최소한의 장치가 될 수 있다. 대략 읽어봐도 금번 회의를 진행하기에 부족하다면 회의를 연기 해야 한다. 수업을 듣는 학생이 예습을 안 해오는 것과 수업 교재가 수준 이하인 것은 완전히 다른 것과 마찬가지다.

리더에게 의사결정을 요청하기
 회의가 계속되어 모두의 의견을 충분히, 아니 필요 이상으로 들었는데도 불구하고 여전히 양 측의 의견이 첨예하게 대립할 때, 혹은 다수의 선택지에서 어떻게 할 수 없을 때가 있다. 이런 경우 도출 된 안을 명확하게 정리한 후, 리더에게 의사결정을 요청하는 것이 효과적이다. 
 물론 리더에게도 뚜렷한 묘안이 없는 경우가 있다. 아니 그런 경우가 훨씬 많을 것이다. 하지만 그런 상황에서도 리더는 결단을 내려야 한다. 그것이 리더에게 주어진 역할이기 때문이다. 리더가 좀 더 생각할 시간이 필요해서 한번 더 회의를 연장하는 것은 있을 수 있는 일이지만, 아무 결정도 내리지 않은 상태로 방치하면 문제는 계속된다.

 리더가 이런 사안을 방치하는 상황에서 모두가 주장만 펼치고 있다면 주위를 환기하고 리더에게 의사결정을 요청해야 한다. 언뜻생각하기에 다수결의 원칙으로 결정하면 되지 않을까 생각할 수도 있지만 그것은 더욱 위험하다. 아무도 책임을 지지 않는다는 뜻이 되기 때문이다. 다수결의 원칙을 적용할 경우 보통 대단히 보수적이고 안정적인 안이 채택된다. 컨텐츠 산업에서 이는 매우 좋지않은 결과를 낳는 경우가 많다.

기록하면서 듣기
 의견차의 폭이 커서 논쟁이 발생하면 자칫 감정적으로 흐르는 경우가 있다. 논점이 주제에서 벗어난 것을 아무도 모른 채 계속 목소리만 커지는 것이다. 경청 능력의 개인차에 따라 다를 수 있지만, 이 런 경우 양 측 모두 논리성을 잃기 쉽다. 이럴 때 사용할 수 있는 좋은 방법 중 하나는 상대의 말을 기록하면서 듣는 것이다.

 논쟁이 격해질 때 상대의 말을 기록해서 정리하려고 해 보면 잘 되지 않는다. 흥분한 상대방의 말도 알아듣기 힘들지만 나 역시 경청하기 힘든 상태이기 때문이다. 그러나 상대방 말의 요점을 글로 정리하면서 들으면 최소한 논조가 무엇인지는 계속 파악할 수 있다. 말하는 측이 이야기하다가 논점을 놓쳤을 때 알려주는 경우까지 종종 있다.

 다만 주의할 것은, 기록이 상대방을 압박하기 위한 수단이 되지 말아야 한다는 것이다. 상대방이 했던 말을 가지고 조목조목 반박할 것이 아니라, 모두가 어떤 이야기를 하고 있는지 주의를 환기시키는 정도로 활용할 것을 권장한다.

 
 

그리고...말 끊지 않기.